Menurut situs Brides.com, rata-rata pasangan biasanya mengundang antara 100–150 tamu (sumber: Brides.com, 2024). Namun jumlah undangan yang dicetak tidak selalu sama dengan jumlah tamu, karena satu undangan biasanya berlaku untuk satu keluarga atau pasangan.
Agar kamu tidak salah perhitungan, berikut panduan lengkap menentukan jumlah undangan sesuai tamu yang diundang dengan cara yang praktis dan efisien.
1. Buat Daftar Tamu Secara Terstruktur
Langkah pertama adalah menyusun daftar tamu. Mulailah dengan membaginya menjadi beberapa kelompok:
-
Keluarga inti dan keluarga besar
-
Teman dekat dan sahabat
-
Rekan kerja dan relasi bisnis
-
Tetangga atau kenalan komunitas
Gunakan spreadsheet seperti Google Sheets atau Microsoft Excel agar kamu bisa menambahkan catatan di setiap nama, misalnya status kehadiran, alamat, atau jumlah orang dalam satu keluarga.
Menurut The Knot Wedding Planning Guide, membuat daftar tamu digital membantu meminimalkan kesalahan dan memudahkan koordinasi antara kedua pihak keluarga (sumber: The Knot, 2024).
Dengan daftar yang jelas, kamu akan lebih mudah mengetahui siapa yang benar-benar akan menerima undangan fisik.
2. Pahami Konsep “Satu Undangan untuk Satu Keluarga”
Kesalahan umum yang sering terjadi adalah menghitung jumlah undangan berdasarkan jumlah individu. Padahal, biasanya satu undangan dikirim untuk satu rumah tangga, bukan per orang.
Contohnya:
-
Keluarga Budi (4 orang) = 1 undangan
-
Pasangan Rina dan Dimas = 1 undangan
-
Teman kantor (masing-masing single) = 1 undangan per orang
Dengan logika ini, kamu bisa menghemat jumlah cetakan undangan hingga 20–30%. Jadi, kalau ada 200 tamu dalam daftar, bisa jadi kamu hanya perlu mencetak sekitar 130–150 undangan saja.
3. Tambahkan Cadangan 10–15% dari Total Undangan
Setelah menghitung jumlah pasti, selalu tambahkan 10–15% undangan cadangan. Tujuannya:
-
Mengantisipasi tamu tambahan di menit terakhir
-
Mengganti undangan yang salah tulis atau rusak
-
Memberikan cadangan untuk dokumentasi pribadi
Sebagai contoh:
Jika hasil perhitungan menunjukkan kamu membutuhkan 150 undangan, tambahkan 15 undangan sebagai cadangan. Maka total yang perlu dicetak adalah sekitar 165 undangan.
Menurut WeddingWire.com, banyak pasangan yang menyesal karena tidak menyiapkan undangan ekstra dan akhirnya harus mencetak ulang dengan biaya lebih tinggi (sumber: WeddingWire, 2023).
4. Pertimbangkan Kombinasi Undangan Fisik dan Digital
Di era modern, tidak semua tamu harus menerima undangan fisik.
Kamu bisa menggunakan undangan digital (misalnya dari Canva, Evite, atau web undangan seperti Invitanku.com dan Widyawedding.com).
Strateginya:
-
Undangan fisik → untuk keluarga besar, rekan kerja, dan tamu formal
-
Undangan digital → untuk teman dekat, komunitas, atau kenalan jauh
Dengan kombinasi ini, kamu bisa menghemat hingga 40% biaya cetak.
Selain itu, undangan digital juga lebih ramah lingkungan dan mudah diperbarui jika ada perubahan waktu atau lokasi.
Menurut laporan Statista 2024, penggunaan undangan digital meningkat 30% di Asia Tenggara karena fleksibilitas dan efisiensi biayanya (sumber: Statista, 2024).
5. Diskusikan dengan Pihak Keluarga dan Pasangan
Menentukan jumlah undangan bukan keputusan sepihak.
Kamu perlu berdiskusi dengan pasangan dan keluarga besar untuk memastikan semua pihak mendapat porsi tamu yang adil.
Misalnya:
-
40% undangan untuk keluarga mempelai wanita
-
40% untuk keluarga mempelai pria
-
20% untuk teman dan rekan kerja
Pembagian ini memudahkan kontrol jumlah tamu dari masing-masing pihak dan mencegah salah paham.
Sebagai tambahan, cobalah untuk menentukan batas maksimum tamu sejak awal agar tidak melewati kapasitas tempat acara.
6. Konsultasikan dengan Vendor Percetakan
Setelah jumlah undangan sudah ditentukan, konsultasikan dengan vendor percetakan pilihanmu.
Biasanya mereka memiliki paket cetak (misalnya 100, 150, atau 200 lembar) dengan harga yang lebih hemat dibanding mencetak tambahan dalam jumlah kecil.
Vendor percetakan profesional juga bisa membantu memperkirakan jumlah cadangan yang ideal dan memberikan solusi jika ada revisi desain mendadak.
Misalnya, menurut situs PrintPapa.com, mencetak 150 undangan dalam satu waktu bisa lebih murah 20% dibanding mencetak dua kali sebanyak 75 lembar (sumber: PrintPapa, 2024).
7. Gunakan Aplikasi Pengelola Tamu
Setelah undangan siap, gunakan aplikasi seperti:
-
Wedivite
-
Google Form RSVP
-
WeddingHappy
Aplikasi ini membantu melacak siapa yang sudah menerima undangan, siapa yang hadir, dan siapa yang belum memberikan konfirmasi.
Dengan begitu, kamu tidak perlu khawatir mencetak undangan tambahan secara tidak efisien.
Menurut TechRadar, 2023, aplikasi pengelolaan tamu membantu menghemat waktu hingga 30% dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan (sumber: TechRadar, 2023).
8. Revisi Daftar Sebelum Mencetak Final
Sebelum mencetak, pastikan kamu melakukan pengecekan akhir daftar tamu bersama keluarga.
Langkah ini penting agar tidak ada nama yang tertinggal atau salah ejaan.
Tips tambahan:
-
Cetak dummy invitation (contoh undangan) untuk dicek sebelum produksi massal.
-
Simpan salinan digital dari desain undangan untuk arsip dan keperluan promosi vendor.
9. Simulasi Perhitungan Jumlah Undangan
Contoh kasus sederhana:
-
Total tamu dalam daftar = 220 orang
-
Jika rata-rata 1 undangan = 1 keluarga (1 undangan untuk 1,6 orang), maka:
220 ÷ 1,6 = 137,5 ≈ 140 undangan -
Tambahkan cadangan 10% → 140 + 14 = 154 undangan total
Jadi, cukup mencetak 150–160 undangan saja.
Langkah sederhana ini akan sangat membantu menekan biaya tanpa mengurangi sopan santun dalam mengundang.
Menentukan jumlah undangan tidak harus rumit.
Dengan langkah sistematis — mulai dari membuat daftar tamu, memahami konsep satu undangan per keluarga, menyiapkan cadangan, hingga mempertimbangkan undangan digital — kamu bisa mendapatkan jumlah ideal yang efisien dan tetap sopan.
Jangan lupa untuk selalu berdiskusi dengan keluarga, vendor percetakan, dan pasangan agar hasilnya sesuai ekspektasi bersama.
Langkah-langkah ini bukan hanya menghemat biaya, tapi juga membantu kamu belajar merencanakan sesuatu dengan teliti dan efisien — kemampuan penting yang bisa diterapkan dalam berbagai aspek kehidupan, bukan hanya pernikahan.
Intership SMKN 1 Bungo | Putri Ardiana Safara