Usaha Jaya Printing - Undangan adalah hal pertama yang menyampaikan kesan sebuah acara. Baik itu undangan pernikahan, ulang tahun, atau acara perusahaan, desain dan kualitasnya mencerminkan karakter acara tersebut. Sayangnya, banyak orang yang melakukan kesalahan saat memesan undangan, sehingga hasil akhirnya tidak sesuai ekspektasi.

Kesalahan ini bisa berupa hal kecil seperti salah ketik nama tamu, hingga hal besar seperti pemilihan vendor yang salah atau tidak memperhatikan waktu produksi. Agar kamu tidak mengalami hal serupa, mari kita bahas 10 kesalahan umum saat memesan undangan yang harus dihindari, lengkap dengan solusi praktisnya.

1. Tidak Menentukan Konsep Acara Sejak Awal

Banyak orang langsung mencari desain undangan tanpa tahu konsep acara yang diinginkan. Padahal, konsep acara sangat mempengaruhi tampilan undangan.

Misalnya, jika acara pernikahan bertema vintage, maka desain undangan yang cocok adalah warna pastel, ornamen klasik, dan font bergaya elegan. Sebaliknya, untuk acara modern dan minimalis, pilihan warna netral dan font sederhana lebih tepat.

Menurut situs Bridestory.com (2024), sekitar 60% calon pengantin mengaku kebingungan menentukan desain karena belum memiliki konsep acara yang matang.

Solusi: tentukan dulu tema acara—apakah formal, kasual, tradisional, atau modern—baru pilih desain undangan yang sejalan.

2. Tidak Mengecek Kembali Data dan Ejaan

Kesalahan paling umum adalah salah ketik nama, tanggal, atau alamat. Sekali dicetak, kesalahan ini sulit diperbaiki dan bisa merusak kesan profesional.

Bayangkan jika tamu menerima undangan dengan nama salah atau tanggal acara keliru. Hal ini bukan hanya memalukan, tetapi juga bisa membuat tamu salah datang hari.

Menurut WeddingMarket.id (2023), 1 dari 5 pelanggan undangan mengalami kesalahan teks karena tidak melakukan pengecekan ulang sebelum cetak.

Solusi: lakukan proofreading minimal dua kali sebelum finalisasi. Ajak pasangan atau rekan lain untuk membantu mengecek detail tulisan, termasuk tanda baca dan ejaan nama.

3. Terlalu Melewatkan Waktu Pemesanan

Mungkin kamu berpikir mencetak undangan bisa dilakukan dalam seminggu. Faktanya, vendor percetakan biasanya butuh waktu 2–4 minggu tergantung tingkat kerumitan desain dan jumlah pesanan.

Jika kamu memesan terlalu mepet, risiko besar yang bisa terjadi adalah:

1. Desain tidak bisa direvisi jika ada kesalahan.

2. Proses cetak jadi terburu-buru.

3. Biaya tambahan untuk layanan ekspres.

Menurut TheKnot.com (2024), waktu ideal memesan undangan adalah 2–3 bulan sebelum acara, agar ada waktu cukup untuk revisi dan pengiriman.

Solusi: rencanakan timeline sejak awal dan buat jadwal yang realistis dengan vendor percetakan.

4. Tidak Memperhatikan Kualitas Kertas

Sering kali, calon pelanggan hanya fokus pada desain digital tanpa memperhatikan jenis kertas dan finishing. Padahal, kualitas kertas sangat berpengaruh pada hasil akhir dan kesan profesional.

Kertas tipis bisa membuat undangan tampak murahan, sementara kertas tebal dengan finishing doff atau glossy memberi kesan mewah.

Menurut Printondemand.co.id (2024), pilihan kertas populer untuk undangan adalah:

1. Art paper 260 gsm untuk hasil mengilap.

2. Ivory 230 gsm untuk tampilan lembut dan elegan.

3. Linen atau jasmine untuk kesan klasik.

Solusi: minta contoh fisik bahan sebelum memesan dalam jumlah besar agar kamu bisa menilai langsung tekstur dan ketebalannya.

5. Tidak Menyesuaikan Desain dengan Budget

Banyak orang ingin undangan terlihat eksklusif, tapi lupa menyesuaikan dengan anggaran. Akibatnya, biaya undangan membengkak dan mengganggu pos keuangan lain.

Padahal, dengan desain yang cerdas, undangan sederhana pun bisa terlihat elegan.

Sumber dari Brilio.net (2024) menyebutkan bahwa rata-rata harga undangan berkisar antara Rp 5.000 – Rp 25.000 per lembar, tergantung bahan, desain, dan finishing.

Solusi: tentukan anggaran lebih dulu dan diskusikan dengan desainer atau vendor untuk menemukan opsi terbaik sesuai dana yang tersedia.

6. Terlalu Banyak Elemen Desain

Sering kali, keinginan menampilkan semua hal dalam satu undangan justru membuat tampilannya berantakan. Terlalu banyak warna, gambar, dan font akan membuat undangan sulit dibaca dan tidak estetik.

Dalam prinsip desain grafis (sumber: Canva Design School, 2023), keseimbangan visual adalah kunci. Ruang kosong justru membantu mata pembaca fokus pada informasi penting seperti tanggal dan lokasi acara.

Solusi: gunakan maksimal dua jenis font dan dua kombinasi warna utama. Pastikan elemen dekoratif tidak menutupi teks utama.

7. Tidak Mengecek Reputasi Vendor

Kesalahan fatal lain adalah langsung memesan pada vendor tanpa melihat ulasan pelanggan sebelumnya. Banyak kasus di mana hasil cetak tidak sesuai contoh, atau vendor sulit dihubungi saat proses revisi.

Menurut Tokopedia Seller Insight (2024), 30% pelanggan yang kecewa dengan vendor percetakan mengalami keterlambatan pengiriman dan kualitas cetak yang buruk.

Solusi: selalu baca ulasan pelanggan di marketplace, tanyakan portofolio desain, dan pastikan vendor memiliki alamat dan kontak jelas.

8. Tidak Menyisihkan Undangan Cadangan

Sering terjadi, jumlah undangan ternyata kurang karena ada tamu tambahan di menit terakhir. Akibatnya, harus mencetak ulang dalam jumlah kecil, yang biasanya lebih mahal.

Menurut Bridestory.com (2024), disarankan mencetak 10–15% undangan cadangan dari total tamu. Cadangan ini berguna untuk tamu tambahan atau undangan yang rusak saat pengiriman.

Solusi: buat daftar tamu secara detail dan tambahkan stok lebih agar aman.

9. Tidak Mempertimbangkan Bentuk dan Ukuran

Ukuran undangan yang terlalu besar mungkin terlihat unik, tapi bisa menyulitkan pengiriman atau penyimpanan. Selain itu, biaya kirim juga bisa lebih mahal.

Pilih ukuran standar seperti A5 (14,8 x 21 cm) atau DL (10 x 21 cm) yang mudah dimasukkan ke amplop dan terlihat proporsional.

Sumber dari Paper.id (2024) menjelaskan bahwa ukuran standar juga membantu vendor mencetak lebih efisien dan menghemat bahan.

Solusi: pilih ukuran praktis namun tetap menarik, sesuaikan dengan isi informasi yang ingin disampaikan.

10. Tidak Menggunakan Undangan Digital sebagai Cadangan

Di era digital, mengandalkan undangan cetak saja bisa menjadi kekurangan. Banyak orang lupa membuat versi digital sebagai cadangan jika pengiriman fisik terlambat.

Undangan digital juga bisa menjadi solusi hemat waktu dan biaya. Kamu bisa mengirimkannya lewat WhatsApp, email, atau media sosial dengan desain yang tetap elegan.

Menurut Kompas.com (2024), tren undangan digital meningkat 40% sejak pandemi karena kemudahan dan efisiensinya.

Solusi: mintalah vendor menyediakan versi digital (PDF atau gambar) bersamaan dengan undangan cetak agar mudah disebar secara online.

Memesan undangan bukan sekadar soal memilih desain yang cantik, tapi juga tentang perencanaan, ketelitian, dan komunikasi yang baik dengan vendor.

Dengan menghindari 10 kesalahan umum di atas, kamu bisa memastikan undangan yang kamu pesan tampil sempurna, tepat waktu, dan sesuai konsep acara.

Ingat, undangan adalah kesan pertama dari sebuah momen penting—jadi pastikan setiap detailnya mencerminkan keindahan dan profesionalisme acaranya.

Intership SMKN 1 Bungo | Putri Ardiana Safara