Banyak orang menghabiskan biaya berlebihan karena tidak memiliki perencanaan yang matang. Sebaliknya, ada juga yang terlalu menekan biaya sehingga hasil undangannya kurang menarik. Padahal, menurut The Balance Money (2023), perencanaan anggaran yang realistis bisa menghemat hingga 20–30% dari total pengeluaran acara.
Oleh karena itu, penting sekali memahami cara mengatur dan menentukan budget percetakan undangan agar sesuai kebutuhan dan kemampuan keuangan.
1. Tentukan Jumlah Undangan yang Dibutuhkan
Langkah pertama yang paling penting adalah menentukan berapa banyak undangan yang akan dicetak. Jumlah inilah yang akan sangat memengaruhi total biaya.
Sebagai contoh, untuk acara pernikahan dengan 300 tamu, bukan berarti Anda membutuhkan 300 undangan. Biasanya, satu undangan bisa ditujukan untuk satu keluarga atau pasangan. Artinya, Anda mungkin hanya perlu mencetak sekitar 150–180 undangan.
Menurut situs Bridestory.com (2022), banyak pasangan menghabiskan 5–10% dari total anggaran pernikahan untuk undangan, dan salah satu faktor terbesar penentunya adalah jumlah cetakan.
Tips:
Sebelum mencetak, buatlah daftar tamu dan kelompokkan siapa saja yang bisa menerima satu undangan bersama. Ini membantu menghemat tanpa mengurangi kehormatan tamu yang diundang.
2. Pilih Jenis Undangan Sesuai Konsep Acara
Jenis dan desain undangan juga berpengaruh besar terhadap biaya. Semakin rumit desain dan material yang digunakan, semakin besar pula biaya cetaknya.
Beberapa jenis undangan yang populer antara lain:
-
Undangan sederhana (digital printing): menggunakan kertas art carton atau ivory dengan desain minimalis.
-
Undangan eksklusif (offset printing): biasanya memiliki efek khusus seperti hot print, emboss, atau deboss.
-
Undangan premium (custom design): dibuat secara khusus dengan bahan unik seperti kain, akrilik, atau kayu.
Menurut Printing Impressions (2023), biaya cetak bisa meningkat hingga 50% jika menggunakan efek tambahan seperti hot print atau embossing. Karena itu, tentukan jenis undangan yang benar-benar sesuai dengan tema acara dan kemampuan anggaran Anda.
Tips:
Jika acara Anda bernuansa sederhana namun elegan, gunakan desain minimalis dengan kombinasi warna lembut. Hasilnya tetap indah tanpa biaya berlebih.
3. Tentukan Bahan Kertas dan Finishing
Selain desain, bahan kertas dan finishing juga menentukan total biaya.
Beberapa jenis kertas yang umum digunakan antara lain:
-
Art Carton (210–260 gsm): tahan lama, cocok untuk undangan formal.
-
Ivory Paper: memiliki permukaan halus dan tebal, memberikan kesan elegan.
-
Jasmine Paper: berkilau lembut, sering digunakan untuk undangan pernikahan.
Sementara itu, finishing seperti laminasi doff, glossy, emboss, dan hot print dapat mempercantik tampilan undangan. Namun, pastikan untuk menyesuaikan dengan anggaran.
Menurut situs Printivity.com (2023), pemilihan kertas dan finishing yang tepat bisa meningkatkan persepsi kualitas tanpa menambah biaya besar, jika dilakukan dengan cermat.
Tips:
Tanyakan kepada pihak percetakan apakah mereka memiliki paket undangan all-in-one, biasanya mencakup desain, bahan, dan finishing dalam satu harga.
4. Bandingkan Harga di Beberapa Percetakan
Salah satu kesalahan umum dalam menentukan budget undangan adalah langsung memilih percetakan pertama yang ditemukan. Padahal, harga antara satu percetakan dan lainnya bisa berbeda cukup signifikan.
Cobalah untuk meminta penawaran harga dari minimal tiga percetakan berbeda. Perhatikan detail seperti:
-
Apakah harga sudah termasuk desain?
-
Apakah ada biaya tambahan untuk finishing khusus?
-
Apakah ada potongan harga untuk jumlah tertentu?
Menurut Kompas.com (2024), membandingkan harga dari beberapa penyedia jasa bisa menghemat hingga 25% dari total biaya cetak.
Tips:
Jangan hanya fokus pada harga termurah. Pastikan kualitas cetakan, pelayanan, dan waktu pengerjaan juga sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Pertimbangkan Waktu Pemesanan
Waktu pemesanan juga memengaruhi biaya percetakan. Jika Anda memesan undangan dalam waktu mendesak, percetakan mungkin mengenakan biaya tambahan untuk layanan cepat.
Sebaiknya lakukan pemesanan minimal 1–2 bulan sebelum acara agar Anda memiliki waktu untuk revisi desain, proofing, dan perhitungan ulang anggaran jika diperlukan.
Menurut WeddingWire (2023), pemesanan lebih awal dapat menghemat hingga 15% biaya cetak, karena tidak perlu membayar layanan ekspres atau cetak mendadak.
Tips:
Jadwalkan timeline pembuatan undangan:
-
Minggu 1: Konsep dan desain
-
Minggu 2: Revisi dan proofing
-
Minggu 3–4: Proses cetak dan finishing
6. Sisihkan Dana Cadangan untuk Biaya Tak Terduga
Meskipun Anda sudah membuat perhitungan matang, terkadang ada biaya tambahan yang muncul secara tidak terduga, seperti:
-
Penambahan jumlah undangan mendadak
-
Kesalahan cetak yang butuh revisi
-
Kenaikan harga bahan kertas
Untuk mengantisipasinya, sisihkan sekitar 10% dari total budget sebagai dana cadangan.
Menurut Investopedia (2023), memiliki dana cadangan dalam setiap rencana anggaran adalah langkah penting agar keuangan tetap stabil meski ada pengeluaran tak terduga.
Tips:
Jangan gunakan dana cadangan untuk kebutuhan lain sebelum seluruh proses undangan selesai.
7. Gunakan Undangan Digital Sebagai Alternatif
Jika Anda benar-benar ingin menekan biaya tanpa mengurangi estetika, undangan digital bisa menjadi solusi.
Undangan digital kini banyak digunakan karena praktis, ramah lingkungan, dan bisa disebar melalui media sosial atau pesan instan. Selain itu, biayanya jauh lebih rendah dibandingkan undangan cetak fisik.
Menurut Green Bride Guide (2022), penggunaan undangan digital bisa menghemat hingga 70% dari total anggaran undangan tradisional.
Tips:
Anda bisa menggunakan layanan seperti Canva, Greetings Island, atau platform undangan online lokal untuk membuat desain sendiri secara gratis atau dengan biaya sangat rendah.
Menentukan budget percetakan undangan yang tepat tidak hanya tentang menekan biaya, tetapi juga tentang perencanaan yang matang agar hasilnya sesuai ekspektasi.
Langkah-langkah utama yang perlu Anda perhatikan adalah:
-
Tentukan jumlah undangan secara realistis.
-
Pilih jenis dan bahan undangan sesuai konsep acara.
-
Bandingkan harga dari beberapa percetakan.
-
Pesan lebih awal untuk menghindari biaya tambahan.
-
Sisihkan dana cadangan dan pertimbangkan undangan digital jika perlu.