Usaha Jaya Printing - Dalam dunia bisnis, percetakan masih menjadi kebutuhan penting meski era digital terus berkembang. Perusahaan menggunakan berbagai media cetak, mulai dari brosur, flyer, kartu nama, annual report, hingga banner untuk promosi dan branding. Namun, jika tidak dikelola dengan baik, biaya percetakan bisa membengkak dan membebani anggaran perusahaan.

Menurut laporan dari PrintWeek (2023), banyak perusahaan kehilangan hingga 15% dari anggaran percetakan mereka akibat salah perencanaan, pemborosan bahan, atau desain yang berulang kali direvisi. Inilah alasan mengapa strategi pengelolaan anggaran percetakan sangat penting.

Langkah Awal: Membuat Rencana Percetakan

Sebelum mengalokasikan dana, perusahaan harus memiliki rencana yang jelas terkait kebutuhan cetak. Rencana ini mencakup:

1. Jenis media cetak yang dibutuhkan (brosur, laporan tahunan, katalog).

2. Jumlah eksemplar yang akan diproduksi.

3. Tujuan penggunaan (promosi, internal, branding jangka panjang).

4. Timeline produksi agar tidak mendadak dan menimbulkan biaya tambahan.

Dengan perencanaan yang matang, perusahaan bisa menghindari cetakan berlebih yang akhirnya tidak terpakai. Misalnya, sebuah startup e-commerce yang merencanakan brosur promosi cukup mencetak 1.000 eksemplar untuk event tertentu, bukan 5.000 eksemplar yang akhirnya menumpuk di gudang.

Tips Efektif Mengelola Anggaran Percetakan

1. Gunakan Desain yang Efisien dan Fleksibel

Desain adalah salah satu faktor yang bisa memengaruhi biaya cetak. Perusahaan sebaiknya menggunakan desain fleksibel yang dapat digunakan berulang kali dengan sedikit modifikasi.

Menurut Canva for Business (2022), penggunaan template desain siap pakai bisa menghemat waktu dan biaya revisi hingga 30%. Dengan begitu, biaya cetak tidak membengkak hanya karena kesalahan desain.

2. Pilih Material Cetak Sesuai Kebutuhan

Tidak semua materi cetak perlu menggunakan kertas premium. Misalnya, flyer promosi untuk dibagikan di jalan bisa menggunakan kertas HVS standar, sedangkan annual report lebih cocok memakai art paper atau art carton yang berkualitas tinggi.

Pemilihan material yang tepat membantu perusahaan menekan biaya tanpa mengurangi fungsi dari media cetak itu sendiri.

3. Manfaatkan Percetakan Corporate atau Vendor Tetap

Menggunakan jasa percetakan tetap dapat menekan biaya karena biasanya ada diskon loyalitas atau harga khusus untuk pelanggan korporat. Selain itu, perusahaan bisa menjalin kerja sama jangka panjang sehingga mendapatkan prioritas pelayanan.

Menurut artikel di Printing Impressions (2023), 67% perusahaan besar di Amerika berhasil menghemat biaya hingga 25% dengan menjalin kontrak jangka panjang bersama percetakan corporate.

4. Cetak dalam Jumlah yang Tepat

Banyak perusahaan salah langkah dengan mencetak terlalu banyak untuk menghemat harga per unit, padahal media tersebut memiliki batas waktu pakai. Brosur event misalnya, tidak lagi berguna setelah acara berakhir.

Strategi terbaik adalah mencetak sesuai kebutuhan, lalu mengevaluasi jika ada permintaan tambahan. Sistem ini lebih aman daripada harus membuang cetakan yang tidak terpakai.

5. Manfaatkan Teknologi Cetak Digital

Teknologi percetakan digital menawarkan fleksibilitas jumlah cetak, biaya lebih terjangkau untuk skala kecil, serta proses cepat. Perusahaan tidak perlu membuat cetakan dalam jumlah besar hanya untuk menekan harga.

Sumber dari Xerox Business Solutions (2023) menyebutkan bahwa cetak digital dapat memangkas biaya hingga 40% untuk produksi skala kecil dibandingkan offset printing.

6. Lakukan Proofing Sebelum Produksi Massal

Proofing adalah tahap pengecekan desain sebelum dicetak massal. Jika tidak dilakukan, kesalahan kecil seperti typo atau warna yang salah bisa menyebabkan cetakan harus diulang. Hal ini tentu akan menambah biaya.

Dengan proofing, perusahaan bisa memastikan hasil akhir sesuai harapan sehingga anggaran tidak terbuang sia-sia.

7. Evaluasi Anggaran secara Berkala

Pengelolaan anggaran percetakan tidak berhenti di tahap produksi saja. Perusahaan perlu melakukan evaluasi berkala untuk melihat apakah anggaran sudah digunakan dengan efisien.

Contohnya, setelah mencetak katalog produk, perusahaan bisa menghitung tingkat efektivitas distribusi dan dampaknya pada penjualan. Dari situ, keputusan percetakan di masa depan bisa lebih tepat.

Studi Kasus: Perusahaan yang Sukses Menghemat Anggaran Percetakan

Sebuah perusahaan properti di Jakarta berhasil menghemat biaya percetakan hingga 20% dalam satu tahun hanya dengan strategi sederhana:

1. Menggunakan desain template fleksibel untuk brosur.

2. Mengalihkan sebagian kebutuhan ke percetakan digital.

3. Menetapkan vendor tetap untuk annual report dan kartu nama.

Hasilnya, selain lebih hemat, proses percetakan juga lebih cepat dan kualitas tetap terjaga.

Kesalahan Umum dalam Mengelola Anggaran Percetakan

1. Tidak memiliki perencanaan jelas → menyebabkan cetakan berlebih.

2. Sering gonta-ganti vendor → membuat harga tidak konsisten.

3. Mengabaikan proofing → berisiko cetak ulang.

4. Selalu pilih material premium meski tidak dibutuhkan.

Hindari kesalahan ini agar biaya cetak tetap terkendali.

Mengelola anggaran percetakan perusahaan bukan hanya soal menekan biaya, tetapi juga tentang bagaimana membuat proses lebih efisien, tepat sasaran, dan tetap mendukung branding perusahaan.

Dengan strategi seperti membuat perencanaan cetak, memilih material sesuai kebutuhan, menjalin kerja sama dengan percetakan corporate, memanfaatkan teknologi digital, serta melakukan evaluasi berkala, perusahaan bisa menghemat biaya tanpa mengurangi kualitas hasil cetak.

Intership SMKN 1 Bungo | Putri Ardiana Safara