Menurut situs Brides.com (2023), banyak pasangan calon pengantin yang baru memesan undangan 2–3 minggu sebelum hari H, padahal waktu ideal adalah sekitar 2–3 bulan sebelumnya. Kesalahan dalam memperkirakan waktu bisa menyebabkan panik menjelang acara.
Agar tidak mengalami hal serupa, berikut ini tips menentukan waktu pemesanan undangan agar tepat waktu dan hasilnya memuaskan.
1. Tentukan Jadwal Acara Secara Pasti Terlebih Dahulu
Langkah pertama sebelum memesan undangan adalah memastikan tanggal acara sudah pasti. Tanpa kepastian tanggal, percetakan tidak bisa memulai proses desain dan produksi.
Sebagai contoh, jika acara pernikahan direncanakan pada tanggal 10 Desember, maka tanggal tersebut harus sudah final sebelum kamu menghubungi pihak percetakan. Perubahan tanggal di kemudian hari bisa membuat proses cetak ulang dan membuang waktu serta biaya.
Menurut WeddingWire (2024), banyak pasangan menunda pemesanan karena masih menunggu kepastian tempat atau vendor lain, padahal semua proses bisa berjalan paralel jika tanggal sudah pasti. Jadi, pastikan tanggal acara menjadi prioritas utama sebelum beranjak ke tahap desain.
2. Buat Desain dan Konsep Undangan Sejak Awal
Setelah tanggal ditetapkan, langkah berikutnya adalah menentukan konsep dan desain undangan. Proses ini bisa memakan waktu 1–2 minggu tergantung dari tingkat kerumitan desain dan revisi yang dilakukan.
Jika kamu ingin menggunakan desain custom atau undangan eksklusif, sebaiknya mulailah dari 3–4 bulan sebelum acara. Dengan begitu, ada cukup waktu untuk revisi warna, tulisan, dan tata letak tanpa tergesa-gesa.
Menurut The Knot (2023), desain undangan yang baik membutuhkan waktu karena melibatkan detail personal seperti font, warna tema, dan bahkan bentuk kertas. Maka, semakin awal kamu memulainya, semakin besar kemungkinan hasilnya sesuai keinginan.
3. Lakukan Pemesanan Undangan Minimal 2 Bulan Sebelum Acara
Idealnya, pemesanan undangan dilakukan minimal 2 bulan sebelum hari H agar semua tahap berjalan lancar. Waktu tersebut sudah mencakup:
-
2 minggu untuk proses desain dan revisi,
-
2–3 minggu untuk produksi dan cetak,
-
1 minggu untuk pengiriman dan pengepakan.
Jika acara kamu berskala besar atau melibatkan banyak tamu (lebih dari 500 undangan), sebaiknya pesan 3 bulan sebelumnya.
Sumber dari Martha Stewart Weddings menyebutkan bahwa waktu ideal memesan undangan adalah antara 8–12 minggu sebelum acara. Ini memberi ruang untuk menghindari risiko keterlambatan akibat masalah produksi atau pengiriman.
4. Pertimbangkan Jenis Undangan: Cetak atau Digital
Jenis undangan juga memengaruhi waktu pemesanan.
-
Undangan Cetak memerlukan waktu lebih lama karena melibatkan proses desain, cetak, pemotongan, dan pengiriman.
-
Undangan Digital biasanya bisa selesai lebih cepat, bahkan dalam 3–7 hari saja tergantung revisi.
Namun, jika kamu ingin kombinasi keduanya (misalnya, undangan digital untuk tamu luar kota dan cetak untuk keluarga dekat), maka sebaiknya pesan lebih awal agar semua format siap bersamaan.
Menurut Canva Blog (2024), undangan digital memang lebih praktis, tapi undangan cetak tetap memiliki nilai sentimental dan kesan elegan yang tak tergantikan. Karena itu, waktu pengerjaan undangan cetak sebaiknya tidak diabaikan.
5. Siapkan Daftar Tamu Sejak Dini
Daftar tamu sering kali menjadi hambatan dalam memesan undangan. Banyak orang menunda pembuatan daftar tamu karena masih menimbang siapa saja yang akan diundang.
Padahal, percetakan biasanya membutuhkan jumlah pasti untuk menentukan biaya dan waktu pengerjaan. Jika jumlah tamu bertambah di tengah proses, bisa jadi kamu harus menambah pesanan dan waktu cetak juga ikut mundur.
Sumber dari Brides.com (2024) menyarankan agar daftar tamu disusun minimal 3 bulan sebelum acara, sehingga saat undangan mulai dikerjakan, tidak perlu ada perubahan signifikan pada jumlah pesanan.
6. Perhatikan Musim Ramai Percetakan
Ada waktu-waktu tertentu di mana percetakan undangan sangat sibuk, seperti menjelang musim pernikahan (Mei–Agustus) atau akhir tahun (November–Desember). Pada periode ini, antrian produksi bisa sangat panjang.
Untuk menghindari keterlambatan, kamu sebaiknya memesan jauh-jauh hari, minimal 3–4 bulan sebelum acara. Dengan begitu, pesanan kamu bisa masuk ke jadwal produksi lebih awal dan selesai tepat waktu.
Menurut data WeddingStats.org (2023), hampir 60% pasangan menikah di antara bulan Mei hingga Oktober, yang berarti musim ini adalah puncak permintaan percetakan. Maka, semakin cepat kamu memesan, semakin besar peluang hasilnya optimal.
7. Siapkan Waktu untuk Revisi dan Koreksi
Revisi adalah bagian yang tidak bisa dihindari. Entah ada kesalahan penulisan nama, tanggal, atau tata letak, biasanya dibutuhkan beberapa kali koreksi sebelum undangan benar-benar siap dicetak.
Untuk itu, sisihkan waktu sekitar 1 minggu hanya untuk tahap revisi. Jangan terburu-buru menyetujui desain jika masih ada hal yang mengganjal.
Sumber dari 99designs (2023) menekankan pentingnya proofreading karena kesalahan kecil di undangan bisa menimbulkan kesan kurang profesional. Maka, libatkan juga keluarga atau pasangan untuk ikut memeriksa hasil akhir sebelum disetujui.
8. Gunakan Layanan Percetakan Profesional
Percetakan yang berpengalaman biasanya sudah memiliki timeline pengerjaan yang jelas, mulai dari tahap desain hingga pengiriman. Mereka juga dapat memberikan saran waktu ideal berdasarkan jumlah pesanan dan jenis bahan yang digunakan.
Pilih percetakan yang menyediakan layanan konsultasi dan contoh hasil cetak sebelumnya agar kamu tahu kualitasnya.
Menurut Printing Impressions (2024), percetakan profesional dapat membantu menghemat waktu hingga 30% karena proses revisi dan cetak berjalan lebih efisien. Jadi, jangan tergiur harga murah tanpa melihat reputasi dan kecepatan layanan.
9. Lakukan Konfirmasi Pengiriman Lebih Awal
Setelah undangan selesai dicetak, pastikan kamu juga memperhitungkan waktu pengiriman. Jika dikirim ke luar kota atau luar pulau, prosesnya bisa memakan waktu 5–10 hari tergantung jasa ekspedisi.
Sebaiknya, pastikan semua undangan sudah dikirim minimal 3–4 minggu sebelum acara. Dengan begitu, tamu memiliki waktu cukup untuk mempersiapkan kehadirannya.
Menurut The Wedding School (2023), tamu biasanya butuh waktu setidaknya 2 minggu untuk menyesuaikan jadwal setelah menerima undangan. Jadi, kirimlah undangan seawal mungkin.
Menentukan waktu pemesanan undangan tidak bisa dilakukan secara mendadak. Idealnya, mulai dari 2–3 bulan sebelum acara agar semua tahap — mulai dari desain, revisi, hingga pengiriman — bisa berjalan lancar tanpa tekanan waktu.
Intership SMKN 1 Bungo | Putri Ardiana Safara