Setiap perusahaan pasti ingin menampilkan citra profesional dalam setiap kegiatannya — termasuk acara gathering atau pertemuan internal. Salah satu aspek yang sering dianggap sepele namun sangat berpengaruh adalah undangan gathering perusahaan.

Undangan bukan sekadar selembar kertas atau file digital. Ia menjadi representasi visual dari citra perusahaan. Melalui desain undangan yang baik, perusahaan dapat menunjukkan profesionalisme, keseriusan dalam persiapan acara, sekaligus membangun antusiasme peserta (Sumber: Forbes.com, 2023).

Bayangkan jika undangan dikirim dengan desain asal-asalan, teks berantakan, atau warna yang tidak sesuai dengan identitas perusahaan — tentu akan memberi kesan kurang rapi. Sebaliknya, desain yang elegan dan selaras dengan branding akan memberi kesan positif bahkan sebelum acara dimulai.

1. Tentukan Tujuan dan Tema Acara Gathering

Sebelum mulai mendesain, penting untuk memahami tujuan utama acara gathering. Apakah untuk mempererat hubungan antar-karyawan, merayakan pencapaian, atau meluncurkan program baru?

Tujuan inilah yang nantinya menentukan gaya desain undangan. Misalnya:

1. Jika acara bersifat formal, gunakan desain minimalis dengan warna netral seperti biru tua, abu-abu, atau putih.

2. Jika acaranya santai atau outdoor, tambahkan elemen alam seperti daun, pantai, atau ilustrasi suasana piknik.

Menurut Canva Design School (2024), kesesuaian antara tema acara dan desain visual merupakan kunci agar pesan undangan tersampaikan dengan tepat. Dengan begitu, penerima langsung memahami vibe acara bahkan sebelum membaca isi undangan.

2. Gunakan Identitas Visual Perusahaan (Branding)

Undangan gathering perusahaan bukan hanya alat komunikasi, tetapi juga sarana branding. Pastikan desainnya mencerminkan identitas perusahaan secara konsisten.

Beberapa elemen penting yang wajib disertakan antara lain:

1. Logo perusahaan di bagian atas atau pojok.

2. Warna korporat yang sesuai dengan brand guideline.

3. Jenis font yang sama dengan font resmi perusahaan.

Sebagai contoh, perusahaan teknologi seperti Google atau Microsoft sering menggunakan desain simpel dengan warna khas logo mereka. Menurut Adobe Creative Cloud Blog (2024), penggunaan elemen branding dalam setiap materi visual membantu menjaga konsistensi citra perusahaan di mata publik dan karyawan.

3. Pilih Format dan Media yang Tepat

Tidak semua undangan harus dicetak. Di era digital, undangan gathering perusahaan dapat dikirim dalam berbagai format, tergantung pada audiens dan konsep acara.

Beberapa pilihan format:

1. Undangan cetak – cocok untuk acara formal atau eksklusif.

2. Undangan digital (e-invitation) – lebih hemat biaya dan ramah lingkungan.

3. Undangan video atau animasi – ideal untuk perusahaan kreatif atau startup.

Data dari Statista (2024) menunjukkan peningkatan sebesar 35% dalam penggunaan e-invitation di kalangan perusahaan sejak tahun 2020, karena kemudahan distribusi dan efisiensi waktu.

Namun, pastikan format yang dipilih tetap selaras dengan karakter acara. Jika acara berskala besar, undangan digital dengan desain responsif sangat dianjurkan.

4. Perhatikan Struktur Isi Undangan

Desain menarik saja tidak cukup. Isi undangan harus informatif dan mudah dipahami. Struktur ideal untuk undangan gathering perusahaan meliputi:

1. Judul acara – dibuat menonjol dan jelas.

2. Nama perusahaan atau penyelenggara.

3. Tanggal, waktu, dan tempat acara.

4. Dress code atau tema acara (jika ada).

5. Kontak konfirmasi kehadiran (RSVP).

Gunakan bahasa formal namun tetap bersahabat. Hindari penggunaan terlalu banyak singkatan atau istilah teknis yang tidak umum.

Sebagai contoh:

“Kami mengundang seluruh karyawan untuk hadir dalam acara Company Gathering 2025 dengan tema ‘Bersatu untuk Melangkah Maju’ yang akan diadakan pada Jumat, 25 Oktober 2025 di Hotel Santika, Jakarta.”

Sederhana, tetapi tetap terdengar profesional dan jelas.

5. Pilih Tipografi yang Elegan dan Mudah Dibaca

Tipografi sering diabaikan, padahal memiliki peran besar dalam membentuk kesan desain. Pilih jenis huruf yang mudah dibaca dan sesuai karakter acara.

1. Untuk kesan profesional, gunakan font seperti Helvetica, Roboto, atau Lato.

2. Untuk acara santai, bisa gunakan font Montserrat atau Poppins.

Hindari font dekoratif yang sulit dibaca, terutama pada undangan digital.

Menurut Nielsen Norman Group (2023), keterbacaan (readability) adalah faktor utama dalam desain komunikasi visual yang efektif. Ukuran font ideal untuk undangan digital adalah 14–16 px, sedangkan untuk cetak sekitar 10–12 pt tergantung jenis huruf.

6. Gunakan Warna yang Tepat dan Selaras

Pemilihan warna memiliki pengaruh besar terhadap emosi dan kesan visual penerima. Warna dapat mencerminkan suasana acara sekaligus memperkuat identitas perusahaan.

Contoh:

1. Biru tua: profesional, dapat dipercaya.

2. Emas atau perak: mewah dan berkelas.

3. Hijau: segar dan menenangkan.

4. Merah: energik dan penuh semangat.

Gunakan maksimal 2–3 warna utama agar tampilan tetap rapi. Berdasarkan teori warna dari Color Psychology Institute (2023), kombinasi warna yang harmonis dapat meningkatkan kesan profesional dan memengaruhi persepsi positif terhadap merek.

7. Sertakan Elemen Visual Pendukung

Agar desain lebih hidup, tambahkan elemen visual seperti:

1. Foto tim atau gedung perusahaan.

2. Ilustrasi ringan sesuai tema.

3. Garis, ikon, atau pola geometris untuk membingkai isi undangan.

Namun, pastikan elemen tersebut tidak mengganggu keterbacaan teks. Prinsip desain yang baik adalah “less is more” — semakin sederhana, semakin elegan (Sumber: Behance Design Guide, 2024).

8. Uji Desain Sebelum Dikirim atau Dicetak

Sebelum mengirim undangan ke seluruh karyawan, lakukan uji tampilan (preview) di berbagai perangkat atau periksa hasil cetaknya terlebih dahulu. Pastikan:

1. Warna tidak berubah saat dicetak.

2. Font tetap jelas dan tidak bergeser.

3. Semua informasi lengkap dan akurat.

Hal kecil seperti salah tanggal atau logo buram bisa merusak kesan profesional. Karena itu, periksa dua kali sebelum didistribusikan.

Menurut HubSpot (2024), perusahaan yang melakukan uji kualitas desain sebelum publikasi memiliki tingkat kepuasan peserta acara 25% lebih tinggi dibanding yang tidak melakukannya.

9. Kolaborasi dengan Desainer Profesional

Jika perusahaan ingin hasil maksimal, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan desainer grafis profesional atau jasa percetakan yang berpengalaman. Mereka dapat membantu menyesuaikan konsep desain dengan identitas perusahaan.

Bekerja dengan profesional juga memastikan hasil akhir terlihat rapi, proporsional, dan sesuai tren desain terkini. Situs seperti Dribbble atau Fiverr bisa menjadi referensi untuk mencari desainer dengan gaya yang sesuai kebutuhan.

Bangun Kesan Profesional dari Undangan Gathering Anda

Undangan gathering perusahaan mungkin terlihat sederhana, namun sebenarnya memainkan peran penting dalam membangun kesan pertama terhadap acara dan citra perusahaan. Dengan memperhatikan aspek desain, isi, dan identitas visual, Anda dapat menciptakan undangan yang tidak hanya menarik secara estetika, tetapi juga mencerminkan nilai profesionalisme perusahaan.