Usaha Jaya Printing - Banyak orang menganggap undangan ulang tahun perusahaan hanya sebagai pelengkap acara. Padahal, jika dirancang dengan baik, undangan tersebut bisa menjadi alat komunikasi visual yang efektif untuk memperkuat branding perusahaan.

Menurut penelitian dari Harvard Business Review (2023), branding yang konsisten di seluruh materi komunikasi dapat meningkatkan pengakuan merek hingga 33%. Artinya, setiap detail — termasuk undangan — punya peran besar dalam membentuk citra perusahaan di mata klien, mitra, dan karyawan.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memperhatikan bagaimana undangan acara mereka didesain, baik dari sisi visual maupun isi pesannya.

1. Memahami Tujuan Undangan Ulang Tahun Perusahaan

Sebelum membuat desain, Anda perlu memahami tujuan utama dari undangan tersebut. Tujuan utama bukan hanya mengundang orang datang ke acara, tetapi juga:

1. Menunjukkan identitas dan nilai-nilai perusahaan.

2. Menyampaikan kesan profesional dan terpercaya.

3. Menarik perhatian tamu undangan, terutama mitra bisnis dan calon klien.

Misalnya, jika perusahaan Anda dikenal sebagai brand modern dan inovatif, maka desain undangan harus menggambarkan kesan futuristik dengan tipografi tegas dan warna minimalis. Sebaliknya, jika perusahaan bergerak di bidang kreatif, seperti desain grafis atau event organizer, Anda bisa bermain dengan warna-warna cerah dan elemen artistik.

Dengan begitu, setiap elemen pada undangan tidak hanya berfungsi estetis, tetapi juga memperkuat pesan brand Anda.

2. Gunakan Elemen Visual yang Mencerminkan Identitas Brand

Desain visual adalah hal pertama yang diperhatikan oleh penerima undangan. Oleh karena itu, pastikan semua elemen visual — warna, logo, tipografi, dan layout — mencerminkan identitas perusahaan Anda.

Beberapa tips sederhana:

1. Gunakan warna brand: Warna utama perusahaan harus mendominasi desain undangan. Misalnya, jika brand Anda memiliki warna biru navy dan emas, gunakan kombinasi tersebut untuk menunjukkan kesan elegan dan eksklusif.

2. Sertakan logo dengan jelas: Letakkan logo di posisi strategis (biasanya di bagian atas atau tengah undangan) agar mudah terlihat.

3. Gunakan font resmi perusahaan: Menurut 99designs.com (2024), penggunaan font yang konsisten di semua media komunikasi dapat memperkuat persepsi profesionalisme.

Dengan mengikuti elemen-elemen visual yang konsisten, Anda akan menciptakan kesan merek yang solid dan mudah diingat.

3. Tulis Pesan Undangan dengan Nada Sesuai Karakter Perusahaan

Isi pesan undangan tidak kalah penting dari tampilannya. Gunakan gaya bahasa yang mencerminkan kepribadian perusahaan Anda. Misalnya:

1. Perusahaan formal seperti lembaga keuangan atau hukum sebaiknya menggunakan bahasa yang sopan dan profesional.
   Contoh:
   “Dengan hormat, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam perayaan ulang tahun ke-10 PT Prima Mandiri yang akan diselenggarakan pada…”

2. Perusahaan kreatif seperti agensi desain bisa menggunakan bahasa yang lebih santai.
   Contoh:
   “Yuk, rayakan bareng kami! PT Kreativa Studio genap berusia 5 tahun. Saatnya kita berbagi inspirasi dan tawa bersama!”

Pesan yang sesuai karakter brand akan membantu penerima undangan merasakan aura perusahaan Anda bahkan sebelum menghadiri acara.

4. Pilih Format Undangan yang Tepat: Digital atau Cetak?

Di era modern, banyak perusahaan beralih ke undangan digital karena praktis dan ramah lingkungan. Namun, undangan cetak masih memiliki keunggulan tersendiri, terutama untuk tamu istimewa seperti investor atau mitra utama.

Berikut pertimbangan memilih format:

1. Undangan digital: Cocok untuk jangkauan luas, mudah disebarkan melalui email atau media sosial, serta hemat biaya.

2. Undangan cetak: Memberikan kesan eksklusif, terutama jika dicetak dengan bahan premium seperti art paper atau linen.

Menurut Canva Design Blog (2024), kombinasi keduanya sering menjadi pilihan terbaik: undangan digital untuk publik, dan versi cetak elegan untuk tamu VIP.

5. Tambahkan Sentuhan Personal dan Cerita Perusahaan

Salah satu cara menampilkan branding yang kuat adalah dengan menceritakan perjalanan perusahaan melalui undangan. Tidak harus panjang, cukup tambahkan kalimat singkat seperti:

“Sepuluh tahun perjalanan kami adalah bukti kerja keras, inovasi, dan kepercayaan Anda semua.”

Kalimat seperti ini memberi sentuhan emosional dan memperkuat koneksi dengan audiens. Dalam artikel di Forbes (2023), disebutkan bahwa brand yang mampu membangun hubungan emosional dengan audiens memiliki loyalitas pelanggan 60% lebih tinggi dibandingkan dengan yang tidak.

Jadi, jangan ragu untuk memasukkan sedikit cerita tentang pencapaian atau nilai perusahaan agar undangan terasa lebih hidup dan bermakna.

6. Gunakan Layout yang Bersih dan Mudah Dibaca

Terlalu banyak elemen visual justru bisa membuat undangan terlihat berantakan. Kunci utamanya adalah keseimbangan.

Gunakan ruang kosong (white space) untuk memberi jeda antar elemen, pilih font yang mudah dibaca, dan pastikan hierarki teks jelas — misalnya:

1. Judul acara lebih besar (misalnya “Anniversary ke-15 PT Sinar Abadi”)

2. Tanggal dan tempat lebih kecil tapi tetap menonjol

3. Pesan tambahan ditulis singkat

Sumber dari Adobe Creative Cloud Blog (2024) menyebutkan bahwa tata letak yang rapi dapat meningkatkan daya tarik visual hingga 40%, membuat penerima lebih mungkin membaca seluruh isi undangan.

7. Tambahkan Elemen Interaktif pada Undangan Digital

Jika Anda menggunakan undangan digital, manfaatkan fitur interaktif untuk memperkuat branding:

1. Tambahkan video singkat perjalanan perusahaan.

2. Sertakan QR code yang mengarahkan ke situs web resmi atau profil media sosial perusahaan.

3. Gunakan animasi ringan agar undangan tampak lebih hidup.

Teknologi seperti ini bukan hanya membuat undangan terlihat modern, tapi juga menunjukkan bahwa perusahaan Anda adaptif terhadap perkembangan digital — hal yang mencerminkan brand visioner dan inovatif.

8. Konsistensi dengan Tema Acara

Tema acara dan desain undangan harus berjalan searah. Jika tema acara adalah “Growing Together”, maka desain undangan bisa menampilkan elemen alam seperti daun, pohon, atau simbol pertumbuhan.

Konsistensi ini penting agar pengalaman tamu terasa utuh, mulai dari undangan hingga hari acara. Menurut Eventbrite Research (2024), pengalaman yang konsisten dapat meningkatkan kepuasan peserta hingga 45%.

Jadi, sejak awal perencanaan, pastikan tim desain dan tim event bekerja selaras agar hasil akhirnya maksimal.

Membuat undangan ulang tahun perusahaan yang menampilkan branding kuat bukan hanya soal estetika, tetapi juga strategi komunikasi. Mulai dari pemilihan warna, font, pesan, hingga format undangan, semuanya berperan penting dalam memperkuat citra perusahaan.

Intership SMKN 1 Bungo | Putri Ardiana Safara